Политика конфиденциальности и защиты данных Clever CRM

Настоящая Политика конфиденциальности и защиты данных определяет принципы, порядок и условия сбора, обработки, использования, хранения и защиты информации, связанной с пользователями Clever CRM (далее — «Clever CRM», «мы», «наш», «Сервис»).

Защита информации является одним из базовых принципов функционирования Clever CRM. При обработке данных мы исходим из необходимости обеспечения их конфиденциальности, целостности и доступности, а также применяем технические и организационные меры, направленные на предотвращение несанкционированного доступа, неправомерного использования, изменения, раскрытия, утраты или уничтожения информации.

Обработка данных осуществляется в соответствии с применимым законодательством, включая требования законодательства Туркменистана в области защиты информации о личной жизни и персональных данных, а в случаях, когда соответствующие требования подлежат применению, — положения Общего регламента Европейского союза по защите данных (GDPR).

Мы рассматриваем информационную безопасность не как разовую техническую настройку, а как непрерывный процесс, включающий контроль доступа, защиту каналов передачи данных, резервное копирование, мониторинг и регулярное обновление используемых механизмов безопасности.

1. Основные принципы обработки и защиты данных

При работе с информацией Clever CRM придерживается следующих принципов:

• собираются и обрабатываются только те данные, которые необходимы для предоставления, сопровождения, защиты и развития функциональности Сервиса;
• объём обрабатываемой информации должен соответствовать целям, для которых такая информация была получена;
• доступ к данным предоставляется исключительно в объёме, объективно необходимом для выполнения соответствующих функций;
• передача данных третьим лицам допускается только при наличии технической, договорной либо предусмотренной законодательством необходимости;
• данные не должны использоваться способом, несовместимым с целями, для которых они были получены;
• пользователю предоставляется возможность реализовать предусмотренные применимым законодательством права в отношении своих персональных данных;
• для защиты информации применяются современные технические и организационные меры безопасности, соразмерные характеру обрабатываемых данных и потенциальным рискам.

В частности, отдельные данные могут передаваться поставщикам инфраструктурных и технологических услуг, без которых предоставление соответствующей функции Clever CRM невозможно. Например, при регистрации компании номер телефона может быть передан SMS-провайдеру Sanly исключительно в объёме, необходимом для доставки одноразового кода подтверждения (Phone OTP).

2. Какие данные мы обрабатываем

Объём обрабатываемых данных зависит от способа использования Clever CRM и доступных пользователю функций.

2.1. Данные, предоставляемые при регистрации

Для создания и обслуживания учётной записи могут обрабатываться:

• название компании;
• адрес электронной почты;
• номер телефона;
• данные аутентификации;
• выбранный тарифный план.

Пароли пользователей не должны храниться в виде открытого текста. Для их хранения применяется хеширование, то есть одностороннее криптографическое преобразование, предназначенное для защиты исходного значения пароля.

2.2. Технические данные и информация об использовании Сервиса

В процессе эксплуатации Clever CRM могут автоматически обрабатываться:

• IP-адрес;
• сведения о браузере;
• сведения об устройстве и программной среде;
• технические журналы работы системы;
• информация о событиях и действиях, совершаемых в Сервисе;
• иные технические данные, объективно необходимые для обеспечения работоспособности, диагностики, безопасности и предотвращения злоупотреблений.

Такая информация может использоваться, в частности, для обнаружения технических ошибок, анализа аномальной активности, расследования инцидентов и обеспечения стабильности Сервиса.

2.3. Информация, размещаемая пользователем в Clever CRM

В процессе использования Сервиса пользователь может самостоятельно размещать и обрабатывать информацию, связанную со своей деятельностью, включая сведения о клиентах, продажах, сделках, задачах и иные данные, предусмотренные функциональностью Clever CRM.

Такие данные обрабатываются в рамках предоставления пользователю соответствующих функций Сервиса и хранятся в соответствии с применяемыми правилами безопасности и сроками хранения.

3. Для каких целей используются данные

Clever CRM обрабатывает данные в объёме, необходимом для следующих целей:

• регистрации, идентификации и аутентификации пользователей;
• предоставления доступа к функциональности Clever CRM;
• обеспечения стабильной и безопасной работы Сервиса;
• обработки платежей и формирования расчётных документов;
• предоставления технической и пользовательской поддержки;
• диагностики и устранения технических неисправностей;
• совершенствования функциональности и пользовательского взаимодействия;
• направления системных и сервисных уведомлений;
• предотвращения мошенничества, злоупотреблений и несанкционированного доступа;
• выявления и расследования событий информационной безопасности;
• исполнения требований применимого законодательства и обязательных требований компетентных государственных органов.

Обработка данных осуществляется исключительно в пределах, объективно необходимых для достижения соответствующей цели.

4. Защита информации и информационная безопасность

Безопасность пользовательских данных является неотъемлемой частью архитектуры и эксплуатации Clever CRM.

Для снижения рисков несанкционированного доступа, случайной утраты, неправомерного раскрытия, изменения либо уничтожения информации применяется совокупность технических и организационных мер.

В зависимости от характера данных и технической среды такие меры включают:

• защищённую передачу данных с использованием протоколов SSL/TLS;
• хеширование пользовательских паролей;
• разграничение и ограничение доступа к информации;
• предоставление доступа к данным только в объёме, необходимом для выполнения соответствующих функций;
• регулярное резервное копирование;
• мониторинг технического состояния и событий безопасности;
• своевременное обновление программных компонентов и механизмов защиты;
• меры по поддержанию доступности и восстановлению данных в случае технического сбоя;
• контроль и анализ событий, потенциально связанных с нарушением безопасности.

При выборе и совершенствовании средств защиты учитываются характер обрабатываемой информации, актуальные технологические возможности и потенциальные риски для пользователей.

Реагирование на инциденты безопасности

В случае выявления подтверждённого инцидента, затрагивающего безопасность информации, Clever CRM принимает необходимые меры для его локализации, прекращения несанкционированной активности, определения характера и объёма затронутых данных, устранения причин инцидента и минимизации возможных последствий.

При наличии соответствующей обязанности уведомление пользователей и/или компетентных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные применимым законодательством.

Clever CRM принимает на себя ответственность за соблюдение заявленных в настоящей Политике мер защиты и обязательств в пределах, предусмотренных применимым законодательством и договорными условиями.

Безопасность системы регулярно поддерживается посредством технического обслуживания, обновления программных компонентов и совершенствования применяемых механизмов защиты.

5. Cookies и аналогичные технологии

Clever CRM может использовать cookies и аналогичные технические механизмы в объёме, необходимом для корректной работы Сервиса и повышения удобства его использования.

В частности, cookies могут применяться для:

• поддержания авторизованной пользовательской сессии;
• сохранения пользовательских настроек;
• обеспечения корректной работы отдельных функций;
• анализа использования Сервиса;
• улучшения пользовательского взаимодействия;
• обеспечения безопасности и предотвращения злоупотреблений.

Пользователь может ограничить или отключить использование cookies средствами своего браузера. При этом отключение технически необходимых cookies может привести к ограничению или невозможности использования отдельных функций Clever CRM.

6. Передача данных третьим лицам

Clever CRM стремится ограничивать передачу пользовательских данных третьим лицам случаями, когда такая передача объективно необходима для предоставления Сервиса, исполнения обязательств перед пользователем либо выполнения требований законодательства.

В зависимости от используемых функций данные могут передаваться следующим категориям получателей:

• платёжным системам и платёжным провайдерам — исключительно в объёме, необходимом для осуществления и подтверждения платёжных операций;
• SMS-провайдеру Sanly — номер телефона пользователя в объёме, необходимом для доставки одноразового кода Phone OTP при регистрации компании;
• поставщикам хостинговой и иной технической инфраструктуры — в объёме, необходимом для размещения и функционирования Clever CRM.

Передача данных не означает предоставление третьему лицу неограниченного права на их использование.

Получатели данных обязаны обеспечивать конфиденциальность и защиту полученной информации в пределах требований применимого законодательства, договорных обязательств и целей, для которых соответствующие данные были им предоставлены.

По возможности объём передаваемой информации ограничивается данными, необходимыми для выполнения конкретной операции или функции.

7. Права пользователей

В пределах и случаях, предусмотренных применимым законодательством, пользователь вправе обратиться в Clever CRM по вопросам обработки относящихся к нему персональных данных.

В частности, пользователь может иметь право на:

• доступ к данным — получение информации об обрабатываемых персональных данных и, где применимо, их копии;
• исправление данных — уточнение либо исправление неполных или неточных данных;
• удаление данных — направление запроса на удаление данных в случаях, предусмотренных законодательством;
• ограничение обработки — требование об ограничении отдельных способов обработки данных при наличии соответствующих оснований;
• переносимость данных — получение применимых данных в структурированном машиночитаемом формате;
• возражение против обработки — в случаях, когда такое право предусмотрено применимым законодательством;
• отзыв согласия — если соответствующая обработка осуществляется на основании согласия и законодательство допускает его отзыв.

Отдельные права не являются абсолютными и могут быть ограничены в случаях, когда дальнейшая обработка или хранение данных необходимы для исполнения требований законодательства, исполнения обязательств, обеспечения безопасности, защиты законных интересов либо по иным установленным законом основаниям.

Для реализации соответствующих прав или получения информации об обработке данных пользователь может обратиться по адресу: privacy@clever-crm.com

8. Сроки и порядок хранения данных

Данные Clever CRM размещаются в используемой Сервисом защищённой серверной инфраструктуре и хранятся только в течение периода, необходимого для достижения целей их обработки, предоставления соответствующих функций Сервиса и исполнения применимых правовых обязательств.

При этом:

• данные активной учётной записи хранятся в течение периода её использования и в пределах, необходимых для предоставления Сервиса;
• после удаления учётной записи данные, предназначенные для удаления, удаляются из основной рабочей среды в течение 30 дней, если более длительное хранение не требуется законодательством либо иным законным основанием;
• резервные копии могут храниться до 90 дней в соответствии с циклом резервного копирования и последовательно удаляться либо перезаписываться в рамках установленной процедуры;
• информация, сохранение которой прямо требуется законодательством, может храниться в течение более продолжительного срока.

Наличие данных в резервной копии после их удаления из основной рабочей среды обусловлено необходимостью обеспечения отказоустойчивости, восстановления после технических инцидентов и защиты целостности системы.

Такие резервные данные не предназначены для обычного операционного использования и удаляются в соответствии с установленным циклом хранения резервных копий, если законодательство не требует иного.

9. Изменение Политики

Clever CRM вправе периодически актуализировать настоящую Политику с учётом изменений законодательства, функциональности Сервиса, используемой инфраструктуры и применяемых механизмов защиты информации.

В случае внесения существенных изменений, способных повлиять на права пользователей или порядок обработки их данных, Clever CRM принимает разумные меры для информирования пользователей, в том числе посредством электронной почты и/или интерфейса Сервиса.

Актуальная редакция Политики применяется с даты, указанной в её опубликованной версии.

Продолжение использования Clever CRM после вступления изменений в силу осуществляется с учётом актуальной редакции Политики и применимого законодательства.

10. Контактная информация

По вопросам конфиденциальности, обработки и защиты персональных данных, а также реализации предусмотренных законодательством прав можно обратиться в Clever CRM:

• Email по вопросам конфиденциальности: privacy@clever-crm.com
• Техническая и пользовательская поддержка: support@clever-crm.com
• Адрес: г. Ашхабад, Туркменистан